不動産トータルソリューション EXCEL COMMUNITY

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プライバシーポリシー

個人情報保護方針

株式会社エクセル・コミュニティー(以下、「当社」といいます。)は、不動産流通事業を通じて、お客様により良いサービスとご満足を提供することを使命と認識しており、そのためには、当社で日常的に取扱う個人情報の保護の徹底が不可欠であると考え、ここに個人情報保護方針を定め、その履行に努めてまいります。 当社の全ての役員及び従業員は、お客様に安心して当社のサービスをご利用いただくために、個人情報の保護に関するすべての法令、当方針ならびに当方針に基づいて策定した個人情報保護に関する諸規程を遵守することを誓います。

◆個人情報の取得・利用・提供

個人情報は、利用目的を明確に特定した上で適切に取得し、利用目的の達成に必要な範囲内で適切に利用します。また、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行うことが無いよう、必要な措置を講じます。 また、個人情報を第三者に提供する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内で、かつ、本人の同意を得た上で適切に提供します。

◆個人情報保護体制

当方針の実施に際しては、個人情報保護管理者の下、役割と責任を明確にした社内体制を整備いたします。

◆安全管理措置

全ての個人情報は、不正アクセス、盗難、持ち出し等による、漏洩、滅失またはき損等が起こらないように適正に管理し、必要な予防・是正措置を講じます。また、個人情報の取扱いを外部に委託する場合は、守秘義務契約を締結するとともに、適正な管理が行われるよう管理・監督いたします。

◆法令・規範の遵守

当社の全ての役員及び従業員は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、当方針ならびに当方針に基づいて策定した個人情報保護に関する諸規程を遵守いたします。

◆個人情報に関するお問合せ窓口

個人情報の取扱いに関するお問合せ・苦情及びご相談は、顧客相談窓口にて適切に対応いたします。また、個人情報の開示、修正等をご希望される場合には、合理的な期間内で対応いたします。

◆個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当社の事業内容の変更、及び、事業を取り巻く法令、社会環境、IT環境の変化等に対応して『個人情報保護マネジメントシステム』を継続的に見直し、改善いたします。

令和4年4月1日改訂 株式会社エクセル・コミュニティー 代表取締役 阿部 修二

個人情報の取り扱いについて

当社では、お客様(ご契約者・入居者・同居人・連帯保証人、法人従業員及びその同居人、貸主等)に快適で安心できるサービスを提供するため個人情報に関する法令及びその他の規範を遵守する事に勤めております。お客様の大切な個人情報を次の通り取り扱いいたしますので、ご理解の程宜しくお願い致します。

■個人情報の利用目的■
(1)直接書面により取得する個人情報の利用目的(保有個人データ)
 a)お客様(サービス利用者様)の個人情報
  ○賃貸借・売買契約のためのご希望確認、ご案内、ご連絡
  ○修理・営繕・消毒及び信販・引越・保険・ブロードバンド・NHK受信契約・家具家電レンタルの代理及び取次業務
  ○入居申込、賃貸借契約の手続き
  ○当社商品・サービスなどの情報のご案内(メール・ウェブ画面等オンライン、電話、郵便など)
  ○お客様からのお問合せ対応
 b)お取引先担当者様情報
  ○当社商品・サービスのご案内
  ○ご契約手続き
 c)当社従業員情報
  ○社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理
 d)当社への採用応募者情報
  ○採用応募者への連絡と当社の採用業務管理
(2)委託により取得する個人情報の利用目的
 ○委託された当該業務の適切な遂行
(3)第三者提供により取得する個人情報の利用目的
 a)求人サイトより提供を受ける個人情報
  ○採用応募者への連絡と当社の採用業務管理
(4)直接書面以外の方法で取得する個人情報の利用目的(保有個人データ)
 a)通信記録等
  ○発注内容確認、お客様からのお問合せ対応

■保有個人データ又は第三者提供記録の利用目的の通知、開示、訂正、利用停止等■
当社保有個人データ又は第三者提供記録について、お客様ご自身にて当社指定の方法で利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、第三者への提供の停止のご請求をいただいた場合は、請求者がご本人であることを確認させていただいた上で、合理的な期間及び範囲で対応いたします。ただし、利用停止や消去により、不本意ながらご要望に沿ったサービスができなくなることがありますので、あらかじめご了承の上ご請求下さい。

①事業者の名称
 株式会社エクセル・コミュニティー
 東京都港区芝大門2-4-6 豊国ビル3階
 代表取締役 阿部 修二

②個人情報の管理者
 管理者名:澤田 喜幸
 所属部署:賃貸管理部
 連絡先:03-5425-1200

③開示する保有個人データ又は第三者提供記録
・不動産賃貸・売買、不動産仲介、賃貸仲介、賃貸管理等の取引に関する個人情報(氏名・住所・生年月日・電話番号・FAX番号・勤務先名・業種・メールアドレス、お客様等を識別することのできる各種情報)
・採用応募者に関する個人情報(氏名・住所・生年月日・電話番号・メールアドレス・経歴等の個人を識別することのできる各種情報)
・従業者に関する個人情報(氏名・住所・生年月日・電話番号・メールアドレス等の個人を識別することのできる各種情報)

④保有個人データ利用目的
上記「個人情報の利用目的」をご参照下さい。

⑤取扱に関する苦情窓口
住所 :東京都港区芝大門2-4-6 豊国ビル3階
    株式会社エクセル・コミュニティー 賃貸管理部
    個人情報保護管理者 澤田 喜幸
TEL :03-5425-1200(受付時間 10:00~18:00)
E-MAIL:privacy@excel-c.net

⑥当社が所属する認定個人情報保護団体
当社の個人情報の取り扱いに関する苦情については、下記へお申し出いただくこともできます。
 一般財団法人日本情報経済社会推進協会  個人情報保護苦情相談室
 <住  所>  〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
 <電話番号> 03-5860-7565 0120-700-779
 【当社の商品・サービスに関する問合せ先ではございません】

⑦開示等請求手続き方法
「開示等のお申し出」をされる場合には、当社指定の「保有個人データ開示等請求書」に所定の事項をすべてご記入の上、本人確認書類、代理の場合は代理人確認書類を添付して、下記の窓口までお申し出ください。
「個人情報開示等請求書」については、下記の窓口へお問い合わせの上、郵送にて入手し、ご返送ください。※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って処理させていただきます。

本人確認書類:運転免許証、パスポート、健康保険証、在留カード、年金手帳、写真付き住民基本台帳カードのいずれか1点の写し
代理人補任確認書類:委任状、運転免許証、パスポート、健康保険証、外国人登録証明書、年金手帳、写真付き住民基本台帳カードのいずれか1点の写し
利用目的の通知と開示の請求1件につき1,080円(税込)を手数料としてお支払いただき、入金確認後の対応とさせていただきます。(紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。)

当社では、個人情報を慎重に取り扱いながら、今後も質の高いサービスを提供し、お客様にご満足頂けるよう努力して参ります。当社の個人情報の取り扱いについてご賛同頂き、ご同意くださいますよう、よろしくお願い致します。
当社の保有個人データ又は第三者提供記録に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止についてのご相談の窓口は下記のとおりです。

<個人情報に関する連絡先>
住所 :東京都港区芝大門2-4-6 豊国ビル3階
    株式会社エクセル・コミュニティー 賃貸管理部
    個人情報保護管理者 澤田 喜幸
TEL :03-5425-1200(受付時間 10:00~18:00)
E-MAIL:privacy@excel-c.net

■個人情報の取扱体制や講じている措置の内容■
1)基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。
2)個人データの取扱いに係る規律の整備
取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。
3)組織的安全管理措置
 ①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
 ②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
4)人的安全管理措置
 ①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
 ②個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。
5)物理的安全管理措置
 ①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
 ②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。
6)技術的安全管理措置
 ①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
 ②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上